Cách Docusign IAM ứng dụng AI, tối ưu toàn diện quy trình quản lý hợp đồng doanh nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đẩy mạnh chuyển đổi số, việc quản lý hợp đồng vẫn đang là một trong những quy trình tồn tại nhiều điểm nghẽn nhất. Từ khâu tạo hợp đồng, phê duyệt, ký kết đến lưu trữ và theo dõi nghĩa vụ, nhiều doanh nghiệp vẫn phụ thuộc vào quy trình thủ công, hệ thống phân tán và dữ liệu thiếu đồng bộ.

Nhằm giải quyết bài toán này, Docusign đã giới thiệu nền tảng Intelligent Agreement Management (IAM) - giải pháp quản lý thỏa thuận thông minh ứng dụng AI giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng, tăng tốc xử lý và giảm thiểu rủi ro vận hành.

IAM - Nền tảng quản lý hợp đồng thông minh thế hệ mới

Theo Docusign, rào cản lớn nhất trong quy trình xử lý hợp đồng không nằm ở bước ký điện tử mà xuất hiện ở các công đoạn trước và sau khi ký. Việc nhập liệu thủ công, xử lý qua nhiều hệ thống khác nhau và thiếu khả năng theo dõi tập trung khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, dễ phát sinh sai sót và chậm đưa ra quyết định.

Nền tảng IAM được phát triển nhằm tập trung hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý thỏa thuận. Giải pháp tích hợp trực tiếp với các hệ thống doanh nghiệp hiện có như CRM, công cụ cộng tác và nền tảng lưu trữ dữ liệu, giúp tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất cho mọi hợp đồng.

Bên cạnh khả năng quản lý hợp đồng tập trung, IAM còn kết hợp các công nghệ như eSignature, xác minh danh tính, workflow tự động và AI phân tích dữ liệu nhằm nâng cao hiệu quả vận hành cho nhiều phòng ban trong doanh nghiệp.

Docusign IAM giúp đội ngũ Sales tăng tốc doanh thu

Đối với bộ phận kinh doanh, việc tìm kiếm đúng mẫu hợp đồng và nhập dữ liệu từ CRM vào tài liệu thường tốn nhiều thời gian, đồng thời dễ dẫn đến sai sót trong báo giá hoặc hợp đồng tùy chỉnh.

Theo nghiên cứu từ Deloitte và Docusign, các doanh nghiệp sở hữu quy trình quản lý hợp đồng trưởng thành hơn đã giảm khoảng 29% tình trạng trì hoãn giao dịch liên quan đến phê duyệt và rà soát hợp đồng. Với IAM for Sales, đội ngũ kinh doanh có thể tận dụng AI để tìm kiếm dữ liệu từ các hợp đồng cũ và tự động tạo hợp đồng mới trực tiếp trong CRM. Điều này giúp giảm thao tác thủ công, tăng độ chính xác và rút ngắn chu kỳ bán hàng.

Ngoài ra, nền tảng còn hỗ trợ xây dựng workflow tự động để đẩy nhanh quá trình phê duyệt giữa các bên liên quan, giúp nhân viên sales tập trung hơn vào việc phát triển khách hàng và thúc đẩy doanh thu.

Tăng hiệu quả cho bộ phận pháp lý với AI phân tích hợp đồng

Các phòng pháp lý thường phải xử lý khối lượng lớn yêu cầu rà soát hợp đồng trong khi dữ liệu lại nằm rải rác ở email, ổ đĩa chia sẻ hoặc hệ thống lưu trữ riêng lẻ.

Docusign cho biết nền tảng IAM tích hợp Docusign Iris - công cụ AI chuyên xử lý và phân tích hợp đồng - cho phép tự động so sánh nội dung thỏa thuận với bộ quy tắc pháp lý chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Giải pháp này giúp giảm thời gian đàm phán, hạn chế lỗi thủ công và tăng khả năng chuẩn hóa hợp đồng. Đồng thời, tất cả hợp đồng đã ký sẽ được tập trung vào một kho lưu trữ thống nhất, hỗ trợ tìm kiếm nhanh các điều khoản, nghĩa vụ hoặc thông tin quan trọng bằng AI. Nhờ đó, bộ phận pháp lý có thể giảm đáng kể thời gian tìm kiếm tài liệu, nâng cao khả năng kiểm soát rủi ro và đóng vai trò chủ động hơn trong hoạt động doanh nghiệp.

Hỗ trợ Procurement quản lý hợp đồng nhà cung cấp hiệu quả hơn

Trong lĩnh vực mua sắm, việc bỏ lỡ thời hạn gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng có thể khiến doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí không cần thiết.

Thay vì phải rà soát thủ công hàng trăm trang tài liệu, đội ngũ procurement có thể sử dụng Docusign Iris để tự động xác định các thông tin quan trọng như thời hạn gia hạn, điều khoản thanh toán hay SLA của nhà cung cấp.

Hệ thống thông báo và báo cáo theo quy tắc giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi các mốc thời gian quan trọng, đồng thời tăng tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình thực hiện nghĩa vụ hợp đồng.

Docusign đẩy mạnh AI nhưng vẫn ưu tiên bảo mật dữ liệu

Docusign cho biết nền tảng IAM được xây dựng theo định hướng “trust-first”, trong đó khách hàng có quyền lựa chọn tham gia huấn luyện AI. Toàn bộ dữ liệu được tổng hợp và ẩn danh nhằm đảm bảo tính bảo mật cho các hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp.

Hiện nền tảng này đang đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt của nhiều tổ chức lớn trên thế giới, bao gồm các định chế tài chính, chính phủ Mỹ và hơn 87% doanh nghiệp trong danh sách Fortune 1000.

Việc ứng dụng AI vào quản lý hợp đồng được đánh giá sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp. Với IAM, Docusign đang hướng đến mục tiêu giúp doanh nghiệp không chỉ số hóa việc ký kết mà còn tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý thỏa thuận, từ tạo lập, phê duyệt đến phân tích và khai thác dữ liệu hợp đồng.

Lời kết

Với nền tảng IAM, Docusign không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình ký kết mà còn mở ra cách tiếp cận mới trong việc tự động hóa, quản lý và khai thác giá trị từ dữ liệu hợp đồng. Đây được xem là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, giảm thiểu rủi ro và tăng tốc tăng trưởng trong kỷ nguyên số. 

UNIK tự hào là đối tác của Docusign đồng hành cùng các doanh nghiệp tại Việt Nam, UNIK tư vấn lộ trình triển khai Docusign phù hợp cấu hình hệ thống, tối ưu vận hành và tự động hóa cho doanh nghiệp của bạn.

👉 Liên hệ ngay với UNIK để nhận tư vấn lộ trình triển khai phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.