Docusign ứng dụng AI vào quản lý hợp đồng, giúp doanh nghiệp tăng tốc tạo template tài liệu

Docusign tiếp tục đẩy mạnh chiến lược ứng dụng AI vào quản lý hợp đồng khi ra mắt các tính năng mới trên nền tảng IAM (Intelligent Agreement Management). Với sự hỗ trợ của Docusign Iris, doanh nghiệp giờ đây có thể tự động hóa quá trình tạo template hợp đồng, giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công cho các bộ phận Sales, HR, Operations và Legal.

Theo Docusign, việc xây dựng và cập nhật template tài liệu thường tốn nhiều thời gian do phải thao tác lặp đi lặp lại, đặc biệt trong những doanh nghiệp xử lý số lượng lớn hợp đồng mỗi ngày. Các tính năng AI mới được phát triển nhằm giúp đội ngũ vận hành tăng tốc quy trình mà vẫn đảm bảo độ chính xác và tính đồng nhất dữ liệu.

AI giúp tự động nhận diện loại hợp đồng

Một trong những nâng cấp đáng chú ý nhất là khả năng AI tự động nhận diện loại hợp đồng trong Agreement Template Builder (ATB).

Thay vì phải lựa chọn thủ công, người dùng chỉ cần tải tài liệu lên hệ thống và AI sẽ tự động phân tích nội dung để xác định loại hợp đồng phù hợp. Ví dụ, với tài liệu tuyển dụng nhân sự, hệ thống có thể nhận diện đây là “offer letter” và đề xuất các trường dữ liệu liên quan.

Tính năng này mang lại nhiều lợi ích như:

• Giảm thao tác thiết lập thủ công khi tạo template

• Tăng tính nhất quán dữ liệu trong toàn bộ vòng đời hợp đồng

• Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận

• Giúp quản trị viên thao tác nhanh và chính xác hơn

Ngoài ra, AI còn có khả năng gợi ý các trường dữ liệu phổ biến nhất tương ứng với từng loại hợp đồng. Với một thư mời nhận việc, hệ thống có thể ưu tiên hiển thị các trường như tên ứng viên, chức danh, ngày bắt đầu làm việc, mức lương cơ bản hoặc quản lý phụ trách.

Tự động chèn trường dữ liệu bằng AI

Không chỉ dừng lại ở việc nhận diện loại hợp đồng, Docusign Iris còn hỗ trợ AI Field Suggestion – tính năng tự động quét tài liệu và chèn trường dữ liệu vào đúng vị trí trong template.

Sau khi tải tài liệu lên, AI sẽ phân tích toàn bộ nội dung và tự động đặt các trường như:

• Tên người nhận

• Ngày tháng

• Chức vụ

• Giá trị tiền tệ

• Thông tin hợp đồng

Người dùng vẫn có toàn quyền kiểm soát để chỉnh sửa, di chuyển hoặc xóa các trường dữ liệu trước khi hoàn tất template.

Theo Docusign, tính năng này giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn thời gian tạo template

• Hạn chế bỏ sót trường dữ liệu quan trọng

• Giảm công việc lặp đi lặp lại cho đội ngũ vận hành

• Tập trung nhiều hơn vào xây dựng logic và quy trình phê duyệt

Tối ưu quy trình quản lý hợp đồng trên nền tảng IAM

Các tính năng AI mới hiện được tích hợp trực tiếp trong Agreement Preparation thuộc hệ sinh thái IAM của Docusign.

Quy trình làm việc được tối ưu theo các bước:

1. Tạo template và tải tài liệu lên hệ thống

2. AI tự động nhận diện loại hợp đồng

3. Hệ thống đề xuất các trường dữ liệu phù hợp

4. AI tự động chèn trường dữ liệu vào tài liệu

5. Người dùng kiểm tra, tinh chỉnh và hoàn thiện template

Nhờ quy trình này, doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ một tài liệu tĩnh sang template hợp đồng hoàn chỉnh chỉ trong vài bước thao tác.

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hợp đồng hiệu quả hơn

Docusign cho biết các tính năng AI mới đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có khối lượng hợp đồng lớn và cần đảm bảo tính nhất quán dữ liệu trên toàn hệ thống.

Các bộ phận Sales Ops, HR và Legal có thể:

• Triển khai template mới nhanh hơn

• Chuẩn hóa dữ liệu hợp đồng

• Giảm tải công việc thủ công

• Tăng hiệu quả vận hành và quản lý rủi ro

Docusign cũng nhấn mạnh rằng Iris không thay thế vai trò của con người trong quản lý hợp đồng, mà đóng vai trò hỗ trợ xử lý những tác vụ lặp lại để đội ngũ chuyên môn tập trung vào các quyết định quan trọng hơn.

Docusign tiếp tục mở rộng ứng dụng AI trong quản lý tài liệu

Hiện tại, các tính năng AI mới đã được triển khai trên nền tảng IAM và ưu tiên hỗ trợ cho các tài liệu tiếng Anh tại thị trường Mỹ nhằm đảm bảo độ chính xác cao nhất. Trong thời gian tới, Docusign dự kiến sẽ tiếp tục mở rộng khả năng hỗ trợ sang nhiều ngôn ngữ và khu vực khác.

Việc tích hợp AI vào quy trình chuẩn bị hợp đồng cho thấy xu hướng tự động hóa đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động vận hành doanh nghiệp hiện đại. Với Docusign Iris, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình xử lý hợp đồng, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc trên toàn tổ chức.

Kết luận

Việc ứng dụng AI vào quản lý hợp đồng không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn nâng cao hiệu quả làm việc cho toàn bộ tổ chức. Với những cải tiến mới từ Docusign và công cụ AI Docusign Iris, các đội ngũ Sales, HR và Legal có thể giảm bớt những công việc thủ công lặp lại, tăng tốc xử lý tài liệu và tập trung hơn vào các quyết định mang tính chiến lược. Đây được xem là bước tiến quan trọng trong xu hướng tự động hóa quy trình quản lý hợp đồng hiện đại.

UNIK tự hào là đối tác của Docusign đồng hành cùng các doanh nghiệp tại Việt Nam, UNIK tư vấn lộ trình triển khai Docusign phù hợp cấu hình hệ thống, tối ưu vận hành và tự động hóa cho doanh nghiệp của bạn.

👉 Liên hệ ngay với UNIK để nhận tư vấn lộ trình triển khai phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.